
賬面核對(duì)法則是將實(shí)地盤(pán)點(diǎn)的結(jié)果與賬面記錄進(jìn)行對(duì)比,檢查兩者是否一致,如果發(fā)現(xiàn)差異,需要進(jìn)一步查明原因,如是否存在記賬錯(cuò)誤、現(xiàn)金被盜或挪用等情況。賬面核對(duì)法不僅能夠驗(yàn)證現(xiàn)金的實(shí)際存量,還能幫助發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理中的潛在問(wèn)題,從而采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。在實(shí)際操作中,企業(yè)通常會(huì)結(jié)合這兩種方法,以確保庫(kù)存現(xiàn)金清查的全面性和準(zhǔn)確性。
現(xiàn)金清查的本質(zhì):給錢(qián)“點(diǎn)名”?
想象你開(kāi)了一家便利店,每天都有現(xiàn)金進(jìn)進(jìn)出出:
?早上:收銀機(jī)有5000元備用金,
?晚上:收了顧客的現(xiàn)金1萬(wàn)元,付了供應(yīng)商貨款8000元,
?理論上:保險(xiǎn)箱應(yīng)該剩下5000+10000-8000=7000元。
但現(xiàn)實(shí)中可能出現(xiàn):
收銀員不小心找錯(cuò)錢(qián),有人偷偷拿走200元;用便利店的白紙寫(xiě)個(gè)“欠條”抵了500元(這就是“白條抵庫(kù)”)。
現(xiàn)金清查就是拿著賬本和計(jì)算器,把保險(xiǎn)箱里的錢(qián)一張張數(shù)清楚,再和賬本上的數(shù)字對(duì)比。就像老師每天點(diǎn)名確認(rèn)學(xué)生是否到齊,企業(yè)通過(guò)這種方式確保資金安全。
為什么要做現(xiàn)金清查?——三個(gè)“防不住”?
?防不住的人性漏洞?
案例:某超市老板從不查現(xiàn)金,半年后發(fā)現(xiàn)收銀員用“螞蟻搬家”的方式偷了3萬(wàn)元,每次只拿50元;
?作用:突擊清查能讓員工知道“隨時(shí)可能被檢查”,不敢輕易動(dòng)手腳。
?防不住的記賬錯(cuò)誤?
案例:便利店老板記賬時(shí)把“收入100元”錯(cuò)寫(xiě)成“1000元”,導(dǎo)致賬上多出900元“幽靈資金”;
?作用:通過(guò)每日對(duì)賬,能快速發(fā)現(xiàn)這類(lèi)低級(jí)錯(cuò)誤。
?防不住的管理盲區(qū)?
比如采購(gòu)員用“預(yù)支備用金”的名義拿走5000元,三個(gè)月不歸還;
?作用:定期清查能暴露這類(lèi)長(zhǎng)期掛賬的問(wèn)題。
現(xiàn)金清查怎么做?——六步完成“企業(yè)驗(yàn)鈔”?
?第1步:突擊行動(dòng)——不給“化妝”時(shí)間?
就像警察查酒駕不會(huì)提前通知,現(xiàn)金清查往往是突然襲擊。
?關(guān)鍵點(diǎn):
選一天業(yè)務(wù)結(jié)束后或第二天業(yè)務(wù)開(kāi)始前(避免中途有錢(qián)進(jìn)出);由老板/會(huì)計(jì)+第三方人員(如審計(jì))共同操作,互相監(jiān)督。
?第2步:現(xiàn)場(chǎng)數(shù)錢(qián)——比銀行柜員還認(rèn)真?
?操作示范:
把保險(xiǎn)箱里的錢(qián)按面額分類(lèi)(100元一疊、50元一疊...);用點(diǎn)鈔機(jī)數(shù)兩遍,人工再抽查;連硬幣也要數(shù)清楚(比如便利店常備的500元零錢(qián))。
?第3步:核對(duì)賬本——玩“找不同”游戲?
?對(duì)比三組數(shù)據(jù):
現(xiàn)金日記賬余額(賬本寫(xiě)的錢(qián));實(shí)際清點(diǎn)數(shù)(保險(xiǎn)箱里的錢(qián));最近銀行存取款記錄(防止有人臨時(shí)借錢(qián)補(bǔ)窟窿)。
?第4步:揪出“違規(guī)操作”——像偵探破案?
?重點(diǎn)檢查:
?白條抵庫(kù):是否有員工寫(xiě)欠條代替現(xiàn)金(比如“店長(zhǎng)借500元買(mǎi)貨架”未入賬);
?超額庫(kù)存:便利店規(guī)定最多留1萬(wàn)元現(xiàn)金,實(shí)際卻有2萬(wàn)元(增加被搶劫風(fēng)險(xiǎn));
?私挪公款:比如用營(yíng)業(yè)款墊付自家水電費(fèi)。
?第5步:填“體檢報(bào)告”——現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)表?
?表格內(nèi)容:
項(xiàng)目 | 金額 |
---|---|
賬本余額 | 7000元 |
實(shí)際清點(diǎn)數(shù) | 6500元 |
短缺/溢余 | -500元 |
原因 | 待查 |
所有參與人員簽字確認(rèn),就像醫(yī)生在體檢報(bào)告上簽名。
?第6步:處理問(wèn)題——該賠的賠,該罰的罰?
?場(chǎng)景模擬:
?短缺500元:
如果是收銀員失誤,從他工資扣,
找不到原因,記作“管理?yè)p失”,
?溢余200元:
可能是顧客多付了沒(méi)發(fā)現(xiàn),暫時(shí)掛賬,
長(zhǎng)期無(wú)人認(rèn)領(lǐng),算作“意外收入”。
現(xiàn)金清查的“紀(jì)律及注意事項(xiàng)”?
?紀(jì)律1:雙人操作,互相監(jiān)督?
不能讓出納自己查自己,就像不能讓考生自己改試卷。
?紀(jì)律2:賬實(shí)分離,禁止“拆東墻補(bǔ)西墻”??
不能用其他資金填補(bǔ)缺口(比如把支付寶的錢(qián)轉(zhuǎn)到微信充數(shù)),
?紀(jì)律3:全程記錄,保留證據(jù)?
拍照記錄清點(diǎn)過(guò)程,保存盤(pán)點(diǎn)表至少5年(防止未來(lái)糾紛)。
?注意事項(xiàng):
?突擊性:每月至少1次不通知的抽查;
?全面性:連犄角旮旯的零錢(qián)都不要放過(guò);
?時(shí)效性:發(fā)現(xiàn)問(wèn)題48小時(shí)內(nèi)上報(bào)。
1.內(nèi)部各部門(mén)周轉(zhuǎn)使用的備用金
借:其他應(yīng)收款—備用金
貸:庫(kù)存現(xiàn)金
2.庫(kù)存現(xiàn)金的清查
?。?)現(xiàn)金短缺
報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)前
借:待處理財(cái)產(chǎn)損溢
貸:庫(kù)存現(xiàn)金
報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后
借:其他應(yīng)收款(應(yīng)由責(zé)任方賠償?shù)牟糠郑?br> 管理費(fèi)用(無(wú)法查明原因的部分)
貸:待處理財(cái)產(chǎn)損溢
?。?)現(xiàn)金溢余
報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)前
借:庫(kù)存現(xiàn)金
貸:待處理財(cái)產(chǎn)損溢
報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后
借:待處理財(cái)產(chǎn)損溢
貸:其他應(yīng)付款(應(yīng)支付給有關(guān)人員或單位的部分)
營(yíng)業(yè)外收入(無(wú)法查明原因的部分)